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Messagerie
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Outlook - Optimiser la messagerie


Objectifs
Traiter efficacement l’information
Optimiser l’usage des outils collaboratifs de Outlook
...........
Programme
Présentation de l'environnement Outlook :
La nouvelle interface

La préparation et l'envoi d'un message :
Conseils sur la rédaction de messages (minuscules, majuscules, smileys...)
Mise en forme du message
Le choix des destinataires
Enregistrer le message en brouillon
Joindre un fichier bureautique dans le corps du message
Conseils sur la taille des fichiers
Les options principales : importance, accusés de réception et de lecture...
Les indicateurs de suivi
Prévoir une signature automatique
Les flux RSS (recevoir l'information sur sa messagerie)

Le traitement d'un message reçu :
Enregistrer un fichier bureautique reçu par message
Apporter une réponse au message
L'aperçu des pièces jointes
Les recherches dans les pièces jointes
Transférer le message vers une tierce personne
Créer des dossiers de classement et ranger manuellement un message
Modifier l'affichage de visualisation des messages
Créer des vues
Utiliser l'assistant gestion des messages pour trier automatiquement les messages

Délégation et publication :
Créer un dossier dans les dossiers publics
Gérer les droits utilisateurs
Publier un message dans les dossiers publics
Déléguer sa messagerie, définir des droits

Le gestionnaire d'absence :
Prévoir un message d'avertissement en cas d'absence du bureau

Paramétrage de la messagerie :
Options : choisir le principe d'avertissement des messages reçus
Traiter le dossier "éléments supprimés"
Les options d'archivage

Le carnet d'adresses :
Alimenter le carnet d'adresses et créer des listes de distribution
Rattacher des contacts à des catégories
Obtenir la carte de localisation du contact et l'itinéraire sur internet

Le calendrier :
Nouvelle présentation du calendrier
Rendez-vous, évènements uniques ou périodiques
Organisation des réunions : utiliser les boutons de vote
Effectuer des recherches (participants, organisateur, mots-clefs, catégories...)
Paramétrer le calendrier (semaine de travail, jours fériés...)
Envoyer un calendrier par courrier électronique

Déléguer :
Mettre en place une délégation. Définir les permissions du délégué
Ouvrir un dossier délégué
L'afficher en permanence dans sa propre liste de dossiers
Partager un dossier

Les tâches :
Créer, déléguer, suivre l'état d'avancement

Le journal :
Le paramétrer
Suivi des activités bureautiques grâce au journal
Durée
1 jour soit 7 heures
Public concerné
Toute personne ayant à optimiser l’utilisation de la messagerie Outlook pour gagner du temps
Pré-requis
Utilisateur régulier d’Outlook
Documentation
Support de stage
Calendrier
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Partenariat
SLTI
Moyens pédagogiques
Explications, démonstrations, exercices pratiques
Tarif
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